4. november 2005
Autor: Enel Pungas
 

Eesti kõrge IT-tase on kõigile teada. Samas võib leida kohti, kus inimese jaoks pole midagi muutunud. Olukorra näitlikustamiseks toon näite ühe noore ema käikudest pärast lapse sündi.

Haiglast saadud sünnitõendiga registreeriti perekonnaseisuasutuses sünd ning anti sünnitunnistus ja toetuste taotlemise tõend. Toetuse taotlemiseks on olemas e-võimalus, mis kirjeldatavas ahelas on ka ainuke.

Nüüd aga algas järjekindel sünnitunnistuse esitamine. Tallinna elanikuna linnalt 5000 krooni toetuse saamiseks oli vaja esitada arstitõend ja sünnitunnistus, oma linnaosalt kingituse (ujulapääse) saamiseks tuli esitada sünnitunnistus. Õppelaenu peatamiseks esitada panka töökoha tõend ja sünnitunnistus, ülikoolist õppepuhkuse saamiseks sünnitunnistus, tööandjale sünnitunnistus; Haigekassasse, Kodakondsus- ja Migratsiooniametisse sünnitunnistus, isegi fotoateljeesse, kes tasuta vastsündinutest pilti teeb, oli vaja esitada sünnitunnistus!

Kas ei tundu uskumatu? Seda eriti nendele, kes teavad, et sünniandmed on kohe sünniakti vormistamise järel rahvastikuregistris olemas! Põhjus ei ole kindlasti ainult selles, et andmete vajajad ei kasuta rahvastikuregistrit. Seni ei ole elektroonilised perekonnasündmuste andmed olnud digitaalsed dokumendid, samuti pole andmetel registris olnud õiguslikku tähendust ehk uskuda võibki ainult paberit.

Siseministeerium on EL struktuurifondidest kasusaaja kahe projektiga - „Rahvastikuregistri tarkvara täiendamine” ja „Pereregistri arendamine”. Pereregister on siiski vaid projekti nimetus, tegelikult on sisuliselt tegemist rahvastikuregistrile inimese elusündmuste - sünni, surma, abielu, lahutuse ja elukohavahetuse registreerimise osade arendamisega. Järgnevalt keskendungi sellele projektile, mis koosneb kahest osast: esmalt rahvastikuregistrisse perekonnasündmuste menetlusosa loomisest ja teisalt perekonnaseisuaktide digiteerimisest.

IT lähendab ja distantseerib inimesi ametnikust

Ilmselt on vähe neid valdkondi ja tegevusi, kus infotehnoloogia võimalusi tööprotsessis üldse ei kasutataks. Raske on ette kujutada olukorda, kus valgekrae veedaks tööpäevi ilma klaviatuuri klõbistamata. Paraku ei ole arvuti kaasamine pahatihti toonud tegelikke muudatusi tööprotsessi - paberid, mille lüngad varem täideti pliiatsiga, on tegelikult sageli samasugused, ainsaks vaheks see, et töö toimub arvutis.

Tegelikkuses pole ju arvuti kasutamise eesmärk mitte ilusamalt täidetud lüngad (muidugi on loetamatu käekirja korral ka see suur asi), vaid võimalus parandada, uuendada ja automatiseerida kogu tööprotsessi. Rääkides riigiametniku tööst tähendab protsessi parandamine lisaks ametniku töö lihtsustamisele ka üha rohkem „näoga” inimese poole pööramist, temaga rohkem arvestamist ja teda protsessi lähemale, lausa sisse laskmist - inimene saab ise jälgida oma dokumentide olemasolu, nendega tegelemist ja menetlemist. Ilmselgelt tähendab see aga ka inimene-ametnik verbaalse kontakti ja silmsideme vähenemist.

Peresündmuste menetlemine

Perekonnasündmuste registreerimine on üks riigi eksisteerimise alustalasid, mis on siiani nõudnud inimese ja ametniku vahetut kontakti. Eestis on neid sündmusi kirja pandud juba 17. sajandist, alguses kirikuõpetaja, hiljem riigiametnike poolt. Sündmuste ülestähendaja amet on alati olnud raske ja austusväärne. On ju nemad need, kes puutuvad inimesega kokku tema elu tähtsamatel ja ühtlasi emotsionaalsematel päevadel, seda nii rõõmsatel - sünni ja abielu registreerimisel, kui ka kurbadel juhtudel - surma ja lahutuse puhul.

Infotehnoloogia ei ole siiani sisuliselt muutnud suhtlemise olemust, kuigi arvuti osaleb selles juba mitmeid aastaid: rahvastikuregistris koostatakse ja seal hoitakse täna tekkivaid andmeid elektrooniliselt, paralleelselt toimub ka varem koostatud dokumentide sisestamine. Käesoleva projektiga suunataksegi raha puuduvate kaasaegsete infotehnoloogiliste menetlusprotseduuride ning automatiseeritud tööprotsesside loomisesse. Praegu rahvastikuregistris olevad lahendused ei vasta enam kogu ühiskonna suundumustele ja kaasaegsetele normidele, kus mh ka perekonnasündmuste registreerimine peaks võimaldama e-avaldust ja e-menetlust, et olla mugav nii kliendile kui ka ametnikule.

Praegu on nimetatud protsessid ikka veel paberimahukad ja aeganõudvad, rahvastikuregistris säilitatakse vaid lõppdokumente, kuid mitte kogu töötsüklit - puuduvad avaldused, alusdokumendid ja otsused ning seetõttu pole hilisemate probleemide tekkel (nt valeandmed, vale otsus jne) võimalik selgitada lõppdokumendi loomiseks tehtud otsuse asjaolusid, sest selle aluseks olevaid paberdokumente säilitatakse vaid piiratud tähtaja jooksul.

Mittetäieliku menetlusprotsessi, elektroonilistel perekonnaseisuaktidel õigusliku tähenduse puudumise ja ainult paberil asuvate perekonnadokumentide tõttu pole hetkel olemasoleva andmestikuga võimalik rahuldada kõiki riigi ja inimeste vajadusi. Ei ole ju teenuseid mõtet luua andmetele, mis on registrisse tekkinud aja jooksul erinevate definitsioonide alusel ja võivad (aga ei pruugi) olla valed. Näiteks perekonnaseis võib olla tekkinud nii dokumendi (abieluakt) kui ka kunagi öeldu (elan koos, järelikult olen abielus) põhjal.

Andmete senine vähene usaldusväärsus on sundinud erinevate riigiasutuste ametnikke küsima inimestelt iga kord andmeid ja dokumente ikka uuesti ja uuesti, mis on põhjustanud samade andmete topeltkogumise ja hoidmise eri registrites (mida siiski noore ema näites küsitud sünnitunnistusega tehti, kas ainult vaadati?).

Lisaks puuduvad täna igasugused kodanikule suunatud e-teenused perekonnasündmuste ja elukoha registreerimiseks. Projekti põhieesmärgiks ongi menetlusregistri loomisega tekitada tingimused elektrooniliste õiguslike dokumentide tekkeks ning nende andmete ulatuses luua võimalused inimeste kiireks ja efektiivseks teenindamiseks kogu riigis.

Perekonnaseisuaktide digiteerimine

Kuigi maailm meie ümber tundub juba nii elektrooniline, on tegelikkus siiski selline, et meist enamiku elu on alanud enne seda, kui dokumente digitaalselt koostati ja hoiti. Ometi elavad ja toimetavad ning vajavad elektroonilisi teenuseid praegu enamuses just need inimesed, kelle perekonnasündmused toimusid 20. sajandil, enne elektrooniliste andmekogude loomist. Sellise elektroonilise info puudumine takistab mitmesuguste vajaminevate teenuste loomist ja rakendamist, mistõttu nendele inimestele lihtsalt ei saa kõike võimalikku pakkuda.

Nii ei ole registris näiteks minu sünniakti andmeid, mistõttu puuduvad registris sidemed minu ja vanemate vahel. Projekti käigus on eesmärgiks pildistada ja rahvastikuregistrile lisada kõik perekonnaseisudokumendid alates 1926. aastast (neli miljonit raamatutesse köidetud akti). Töö on suur ja jätkub veel pärast projekti lõppu, sest lisaks pildistamisele on vaja dokumendid ka õigete inimestega siduda ja teatud hulk andmeid sisestada.

Mis siis projekti lõppedes muutub?

Tunduvalt väheneb inimeste vajadus oma elus varem toimunud sündmuste paberdokumentidega tõestamiseks erinevates ametkondades. Inimestele tekib võimalus kasutada riigiga suhtlemisel enam elektroonilist asjaajamist. Näiteks lapse sünni korral saab sündi registreerida ka kodust väljumata. Loomulikult on alati ka silmast-silma ametnikuga suhtlemise võimalus, jäävad ka mõned kohustuslikud suhtluskorrad nagu nt abielu sõlmimine, kus ametniku juures käimine jääb ainsaks toimingu sooritamise viisiks.

Uued võimalused, mille abil saab riigiga suhelda ilma ametniku juures vastuvõtul käimata, toovad loodetavasti tänapäevase kiire elutempo juures toiminguid tegema ka need inimesed, kes seni näiteks ei võtnud elukoha registreerimist ette seetõttu, et see oli nende jaoks ebamugav ja nõudis töölaua tagant tõusmist ja ametniku juurde minemist.

Inimesel peab ära kaduma vajadus käia riigiasutustes oma varasemaid perekonnasündmusi paberil tõestamas, projekti lõppedes on rahvastikuregistris pildid kõikide nimetatud dokumentide kohta, mis saab olema tõestuseks pabertunnistuse asemel.

Ametnikule on loodud kaasaegne toimingute menetlemise töökoht, mis võimaldab otsuste tegemisel saada vajalikku infot teistest registritest nii, et ta ise ei teagi, kust andmed tulevad. Sellega muutub töö ilmselt ka efektiivsemaks. Menetlusprotseduur on ametniku jaoks lihtsam ja vähem eksimusi võimaldav, ametnikul tekib vastutus ka elektroonilise dokumendi ees (digitaalallkiri), paberdokumentide väiksema tootmise ja nendega tegelemise tulemusena kiireneb ka tööprotsess.

Tõuseb ametnike poolt pakutava teenuse tase, eriti oluline on see väikeste omavalitsuste ametnikele, kes harva vajaminevate toimingute tõttu (meil on valdu, kus mõnes kuus näiteks ei sünni ühtegi last) ei suuda hoida pidevat kompetentsi. Tarkvara peab saama nii nutikaks, et aitab ametnikku tema valikutes.

Siseministeerium ei saa selle projekti käigus muuta teiste riigiasutuste tööd, küll aga saab luua juurde võimalusi. Siiski on kindel, et projekti lõppemisel muutuvad paratamatult ka mitmete teiste riigiasutuste tööprotsessid, sest nende otsuste aluseks saavad tõestusväärtusega dokumendid ja andmed rahvastikuregistris.