Keila Hariduse SA, mille süsteeme kasutavad Keila Kool ja Keila algkool, Keila Ühisgümnaasium ning Harju Maakonnaraamatukogu, kolis oma andmed pilve ja võttis kasutusele Office 365. Asutuse 200 töötajat ja 1900 e-postkasti elasid üle juurutusprotsessi, mille rõõmudest ja valudest räägib Harju Maavalituse IT-juht Ken Tikerpäe.
Millist serverilahendust kasutasite enne Office 365 juurutamist?
Enne Office 365-le üleminekut kasutasime Microsofti Outlook WebAppi (OWA). Kohalikus serveris jooksis ainult Active Directory (AD) ja Identity Lifecycle Manager (ILM) server. AD hoidis kontosid ja paroole ning ILM server sünkroniseeris need pilves asuvasse OWA-sse. Uueks lahenduseks tuli siis see, et ILM serveri asemel on meil nüüd Active Directory Federation Services (ADFS).
Miks otsustasite just Office 365 kasuks?
Esiteks uuendas Microsoft meie eelmise litsentsi tasuta Office 365 peale. Teiseks oli see suhteliselt uudne projekt haridusasutuste seas, mistõttu Microsoft Eesti oli nõus ka veidi toetama. Kolmandaks ei olnud meie eelmist litsentsi enam võimalik sellisena pikendada, sest see toode kadus ära. Seega oli Office365-e peale minemine loogiline jätk.
Kas juurutusprotsess läks valutult ja milliseid probleeme esines?
Kuna ettevõte on üsna suur, siis riskide maandamiseks sai juurutusprotsessi toetajaks valitud ATEA AS. Juurutusprotsessis esines väiksemaid probleeme, kuid kõik need said päris kiiresti kas siis ATEA või Microsofti poolt kõrvaldatud. Enamus probleeme, mis tekkisid, olid paraku kohaliku administraatori enda tegevuse tõttu - näiteks kontod, mis olid loodud otse OWA-keskkonnas, ei töötanud enam. Kui oleks kõik kontod loonud kohaliku AD kaudu, siis ei oleks probleemi tekkinud. Lisaks oli alguses ka sisselogimise probleem - Google Chrome´iga ei saanud sisse logida ning kasutajad ei saanud välja logida, kuid need vead parandati kiirelt.
Üleminek vana OWA pealt Office365-te võttis aega 2 päeva (see oli puhtalt migreerimise osa). Peale seda tegelesime veel mõne eelnimetatud kitsaskoha lahendamisega. Kõik kokku võttis aega ca 2 nädalat, et veenduda, et kõik pääsevad oma postkasti ja et kõik brauserid töötavad.
Kuidas valmistasite üleminekuks ette oma töötajad?
Töötajatele teatasime ette kuupäeva, millest alates enam vana OWA teenused või sisselogimine ei tööta. Õnneks oli ülemineku aeg suvel, kui enamus inimesi puhkasid, nii et suurt paanikat sellest ei tekkinud. Kuigi tegelikult pean ütlema, et enamus sellest kahepäevasest migratsiooniajast töötasid kõik teenused edasi. Kasutasin enda kontot terve selle aja rahulikult edasi.
Milline on Office 365 kasutamiskogemus, kas olete üleminekuga rahul?
Mulle isiklikult meeldis ka OWA, kuid Office365 on disainilt veidi ilusam. Kasuteguriks võib kindlasti pidada seda, et saime vana ILM serveri kinni panna ning me ei pea enam järgmisel aastal sellele eraldi litsentsi ostma. Kindlasti on oluline ka ajaga kaasas käia ja uusi programme ning platvorme avastada.
Mis on Office 365 eelised võrreldes teiste pilveteenustega? Kas kaalusite ka teisi pilveteenuseid?
Kuna OWA oli juba eelnevalt kasutajatele tuttav, siis meil ei olnud mõtet kaaluda teisi variante. Ühtlasi olen ka päris kindel, et kui me oleks tahtnud oma postkaste koos kogu selle sisuga liigutada mõnda teise süsteemi, siis oleks midagi maha jäänud, katki läinud või oleks sellega kauem aega läinud.
FOTO: (CC) Elliott Brown / Flickr